Ajansta kim ne kadar yüklü: iş takibinde bakılacak dört rakam
Ajans büyüdükçe “herkes çok yoğun” cümlesi artar, ama kimin neyle yoğun olduğu bilinmez. Dört basit rakam bu soruyu histen veriye taşır.
Ajans beş kişiyken herkes herkesin ne yaptığını bilir. On beş kişi olunca bilmez; yerine bir his gelir: “herkes çok yoğun.” Bu his çoğu zaman doğrudur ama işe yaramaz. Çünkü yoğunluğun nerede biriktiğini, hangi işin kimi beklediğini söylemez.
İşi yönetilebilir kılan şey daha fazla rapor değil, her hafta bakılan birkaç rakamdır. Dört tanesi çoğu ajans için yeter.
1. Kişi başına açık iş
Bir kişinin üstünde aynı anda kaç açık iş var? Rakamın kendisi değil, dağılımı önemlidir. Ekibin yarısında üçer iş, bir kişide on dört iş varsa sorun kapasite değil dağıtımdır; yeni işler alışkanlıkla hep aynı kişiye gidiyordur.
2. Termini geçmiş iş
Geciken iş sayısı tek başına az şey söyler. Asıl bilgi gecikmenin nerede durduğundadır: iş ekipte mi bekliyor, müşteride mi? Müşteriden görsel ya da onay bekleyen bir iş ekibin gecikmesi gibi görünür ve yanlış kişiye baskı yapılır.
3. Onay bekleyen iş
Bitmiş ama onaylanmamış iş, ajansın en pahalı stoğudur: emeği harcanmış, faturaya dönmemiştir. Müşteride kaç gündür beklediği görünürse hatırlatma bir kişinin aklına bağlı kalmaz.
4. Tahmin ile harcanan süre arasındaki fark
“İki saatlik iş” altı saat sürüyorsa iki ihtimal vardır: tahmin yanlıştır ya da iş tarif edildiği gibi değildir. İkisi de bir sonraki teklifin fiyatını değiştirir. Bu farkı görmek için süre tutmak gerekir; süre tutulmayan ajansta hangi müşterinin kârlı olduğu da bilinmez.
Rakamlar kendiliğinden çıkmalı
Bu dört rakamı Excel'de tutmak mümkün, ama biri her hafta güncellemek zorunda kalır ve üçüncü haftada bırakır. Rakam, işin yapıldığı yerden kendiliğinden çıkmalıdır.
İş Takip'te ekip yükü, gecikmeler ve harcanan süre aynı ekranda duruyor; kimin üstüne iş yığıldığı oradan okunuyor. Zaman takibi işin üstünde tutuluyor ve tahmine göre sapmayı gösteriyor. Otomasyon kuralları termin yaklaşınca bildiriyor, onay bekleyeni hatırlatıyor. Raporlar firma, hizmet ve kişi bazında alınıyor ve Excel'e aktarılabiliyor.
Haftada on beş dakika
Araç hangisi olursa olsun, rakamların işe yaraması için bir alışkanlık gerekir: haftada bir, aynı gün, aynı dört rakama bakılan kısa bir toplantı. Toplantıda iş konuşulmaz; yalnızca dağılım düzeltilir, bekleyen onaylar için kimin arayacağı belirlenir. Haftanın geri kalanında herkes kendi işine bakar.
Açıklama: İş Takip, bu yayının yazarının geliştirdiği bir iş takip sistemidir (eksen3dijital.com). Örnekleri oradan veriyoruz, çünkü nasıl çalıştığını en iyi bildiğimiz araç o.